Proses Pengumpulan Data Arsitek

Dalam prakteknya proses penyampaian inipun dilakukan secara bertahap melalui beberapa kali pertemuan. Melalui proses penyampaian hasil survai tersebut, maka secara bertahap dan sistematis mulai dikembangkan dasar-dasar usaha diagnosis terhadap permasalahan umum suatu arsitek dan rangsangan untuk mengembangkan usaha bersama mengenai penemuan strategi perubahan arsitek secara berencana. Selanjutnya melalui proses tersebut maka diharapkan data yang dikumpulkan merupakan data yang tepat dan pula mengembangkan keberanian para anggota suatu arsitek untuk mempergunakan pengalaman mereka sebagai dasar untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna suatu arsitek.

Frank Neff menyebutkan tiga hal yang perlu dilakukan agar usaha penyempurnaan data arsitek dapat berhasil. Ketiga hal tersebut adalah:

1. The work group must accept the data as valid. Kelompok kerja harus dapat menerima ketetapan dari data yang dikumpulkan. Memang sering terjadi bahwa mereka enggan untuk mengemukakan persoalan-persoalan arsitek mereka. Oleh sebab itu, kesulitan tersebut sudah harus diatasi pada tahap permulaan.

2. The work group must accept responsibility for the part they play in the problems identified. Kelompok kerja tersebut harus turut bertanggung jawab terhadap keikutsertaan mereka dalam menentukan persoalan-persoalan yang telah ditemukan. Oleh sebab itu para pimpinan memegang peranan sangat penting untuk menunjukkan bahwa persoalan-persoalan tersebut memang merupakan persoalan-persoalan yang dihadapinya dan juga oleh para anggota lainnya.

3. The work group must commit itself to solving problems, that is, its members must commit themselves to doing some thing about problems. Kelompok kerja tersebut harus merasa terikat untuk melakukan pemecahan persoalan, yaitu, para anggota merasa terikat untuk melakukan sesuatu terhadap persoalan-persoalan tersebut. Kesemua hal tersebut merupakan suatu hal yang sangat penting karena manusia pada dasarnya adalah makhluk yang dapat mengenal dan memproses semua informasi yang dia ketahui secara rasional.

Beberapa hal tersebut secara jelas dirumuskan oleh Frank Friedlander dan L. Dave Brown, sebagai berikut: Survey feedback is a process in which data is systematically collected (usually by questionnaire) from members of an organization, analyzed in summary fashion, and feedback selectively to organization members. To varying degrees, outside staff and organization members collaboratively design the questions to be asked, jointly analyze and interpret the data, and feedback in meeting to organization units from which the data was collected for purposes of diagnosis and potential change.

Umpan Balik Survai adalah suatu proses pengumpulan data dilakukan melalui anggota-anggota arsitek, dianalisa dalam bentuk ringkasan, dan diumpanbalikkan secara selektif kepada anggota arsitek Dalam tingkatan yang berbeda-beda, maka orang luar (kansultan, pen.) bersama-sama anggota arsitek menyusun pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan, menganalisa dan mengartikan data, dan menyampaikannya kembali berupa umpan balik kepada unit-unit arsitek melalui rapat pertemuan untuk didiagnosis dan merencanakan perbaikan-perbaikan tertentu.

Umpan Balik Survai oleh beberapa pengamat sering dianggap sebagai teknologi Pengembangan Arsitek yang hanya tepat untuk memecahkan persoalan-persoalan yang berkaitan dengan sikap (attitude), semangat dan rasa frustrasi pegawai bawahan, atau hanya untuk keperluan memperbaiki hubungan antar perorangan. Walaupun demikian, dalam perkembangannya Umpan Balik ini memegang peranan sangat penting dalam usaha perubahan dan pengembangan arsitek secara berencana. Sebagaimana oleh nama dari teknologi ini sendiri, maka Umpan Balik Survai lebih banyak menitikberatkan pada proses pengumpulan data sikap (attitude) dengan mempergunakan daftar pertanyaan atau kuesioner.