Proses Pengumpulan Data Arsitek

Dalam prakteknya proses penyampaian inipun dilakukan secara bertahap melalui beberapa kali pertemuan. Melalui proses penyampaian hasil survai tersebut, maka secara bertahap dan sistematis mulai dikembangkan dasar-dasar usaha diagnosis terhadap permasalahan umum suatu arsitek dan rangsangan untuk mengembangkan usaha bersama mengenai penemuan strategi perubahan arsitek secara berencana. Selanjutnya melalui proses tersebut maka diharapkan data yang dikumpulkan merupakan data yang tepat dan pula mengembangkan keberanian para anggota suatu arsitek untuk mempergunakan pengalaman mereka sebagai dasar untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna suatu arsitek.

Frank Neff menyebutkan tiga hal yang perlu dilakukan agar usaha penyempurnaan data arsitek dapat berhasil. Ketiga hal tersebut adalah:

1. The work group must accept the data as valid. Kelompok kerja harus dapat menerima ketetapan dari data yang dikumpulkan. Memang sering terjadi bahwa mereka enggan untuk mengemukakan persoalan-persoalan arsitek mereka. Oleh sebab itu, kesulitan tersebut sudah harus diatasi pada tahap permulaan.

2. The work group must accept responsibility for the part they play in the problems identified. Kelompok kerja tersebut harus turut bertanggung jawab terhadap keikutsertaan mereka dalam menentukan persoalan-persoalan yang telah ditemukan. Oleh sebab itu para pimpinan memegang peranan sangat penting untuk menunjukkan bahwa persoalan-persoalan tersebut memang merupakan persoalan-persoalan yang dihadapinya dan juga oleh para anggota lainnya.

3. The work group must commit itself to solving problems, that is, its members must commit themselves to doing some thing about problems. Kelompok kerja tersebut harus merasa terikat untuk melakukan pemecahan persoalan, yaitu, para anggota merasa terikat untuk melakukan sesuatu terhadap persoalan-persoalan tersebut. Kesemua hal tersebut merupakan suatu hal yang sangat penting karena manusia pada dasarnya adalah makhluk yang dapat mengenal dan memproses semua informasi yang dia ketahui secara rasional.

Beberapa hal tersebut secara jelas dirumuskan oleh Frank Friedlander dan L. Dave Brown, sebagai berikut: Survey feedback is a process in which data is systematically collected (usually by questionnaire) from members of an organization, analyzed in summary fashion, and feedback selectively to organization members. To varying degrees, outside staff and organization members collaboratively design the questions to be asked, jointly analyze and interpret the data, and feedback in meeting to organization units from which the data was collected for purposes of diagnosis and potential change.

Umpan Balik Survai adalah suatu proses pengumpulan data dilakukan melalui anggota-anggota arsitek, dianalisa dalam bentuk ringkasan, dan diumpanbalikkan secara selektif kepada anggota arsitek Dalam tingkatan yang berbeda-beda, maka orang luar (kansultan, pen.) bersama-sama anggota arsitek menyusun pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan, menganalisa dan mengartikan data, dan menyampaikannya kembali berupa umpan balik kepada unit-unit arsitek melalui rapat pertemuan untuk didiagnosis dan merencanakan perbaikan-perbaikan tertentu.

Umpan Balik Survai oleh beberapa pengamat sering dianggap sebagai teknologi Pengembangan Arsitek yang hanya tepat untuk memecahkan persoalan-persoalan yang berkaitan dengan sikap (attitude), semangat dan rasa frustrasi pegawai bawahan, atau hanya untuk keperluan memperbaiki hubungan antar perorangan. Walaupun demikian, dalam perkembangannya Umpan Balik ini memegang peranan sangat penting dalam usaha perubahan dan pengembangan arsitek secara berencana. Sebagaimana oleh nama dari teknologi ini sendiri, maka Umpan Balik Survai lebih banyak menitikberatkan pada proses pengumpulan data sikap (attitude) dengan mempergunakan daftar pertanyaan atau kuesioner.

Read More

Survei Perencanaan Dalam Membantu Kerja Arsitek

Selesai dengan kedua langkah pada posting sebelummya, maka kelompok mengadakan diskusi, baik mengenai gambar-gambar arsitek yang telah dibuat pada langkah pertama, maupun surat-surat yang telah dibuat pada langkah kedua. Sebelum itu usahakan terciptanya suatu suasana dimana setiap orang ingin memberikan umpan balik secara terbuka. Juga perlu diciptakan suasana yang memungkinkan setiap orang untuk mau belajar dari anggota yang lain.

Keempat: Pembuatan daftar inventarisasi kehidupan dan dilanjutkan dengan penyusunan inventarisasi karier mereka. Dalam penyusunan daftar inventarisasi karier tadi perlu diawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini: Pada tahap mana saya merasa paling senang dan paling tidak senang? Kemampuan, keterampilan dan bakat terbaik apa saja yang saya bawa ke dalam pekerjaan saya? Penghargaan apakah yang saya cari dari pekerjaan saya: uang, status, pengakuan, menjadi anggota kelompok dan sebagainya?

Kelima: Diskusikanlah hasil inventarisasi tersebut dalam kelompok.

Keenam : Tugaskan setiap orang untuk membuat langkah-langkah rencana tindak yang akan mereka lakukan untuk mencapai tujuan karier dan atau tujuan hidup yang telah mereka rumuskan tadi.

Pelaksanaan dari keenam langkah bersebut dapat dilakukan hanya satu hari tetapi dapat juga dalam seminggu, tergantung tingkat kemampuan para anggota dan juga kompleksitas kelompok atau arsitek itu sendiri. Sebagai penutup dari uraian Perencanaan Karier dan Tujuan hidup ini sebagai salah satu teknologi Pengembangan Arsitek berikut ini akan diketengahkan beberapa manfaat dari Perencanaan Karier dan Tujuan Hidup.

Beberapa Manfaat Perencanaan Karier dan Tujuan Hidup Ada 4 (empat) manfaat utama, yaitu:
1. Membantu arsitek pada umumnya dan anggotanya pada khususnya dalam memahami pentingnya peranan tujuan pribadi dan tujuan arsitek.
2. Membantu anggotanya untuk merencanakan perubahan dan atau pemantapan karier mereka.
3. Membantu arsitek dan anggotanya untuk lebih memahami gaya hidup dan pola karier mereka.
4. Membantu arsitek dalam merencanakan peningkatan daya guna potensi dari para anggotanya dan perencanaan pengembangannya.

UMPAN BALIK SURVAI (SURVEY FEEDBACK).
Umpan balik survai atau dikenal juga dengan Survey guided development sebagai salah satu teknologi. Pengembangan Arsitek diperkenalkan oleh Kurt Lewin dan kemudian dikembangkan lebih lanjut oleh Floyd Mann dan kawan-kawan dari Institute for Social Research. Sebagai beknologi Pengembangan Arsitek, maka Umpan Balik Survai berpusat pada usaha pengumpulan data dan pemanfaatan data yang merupakan hasil dari suatu survai mengenai sikap (attitude) para anggota suatu arsitek. Para konsultan yang mempergunakan teknologi ini biasanya dimulai dengan pembicaraan atau diskusi dengan pimpinan tingkat atas. Diskusi tersebut terutama dimaksudkan untuk mempersoalkan hal-hal yang berhubungan dengan prosedur pengumpulan data.

Selanjutnya dari hasil survai tersebut kemudian dilakukan suatu kegiatan survai secara bertahap dan bertingkat. Bertahap dalam arti ruang lingkup permasalahannya dan bertingkat dalam arti mulai dari tingkat atas dan dilanjutkan pada, tingkat yang lebih rendah. Data basil survai tersebut kemudian disampaikan kembali kepada para anggota sebagai umpan balik.

Read More

Perencanaan Karier dan Tujuan Hidup Seorang Arsitek Rumah

Sebuah hasil inventarisasi sebaiknya dipilihkan saran dan langkah-langkah perbaikan yang paling strategis. Berdasarkan hasil persetujuan bersama ditentukanlah tugas masing-masing anggota dan target waktu penyelesaiannya. Selanjutnya berdasarkan keputusan bersama ditentukan pula jadwal waktu untuk mengadakan penilaian atas hasil usaha peruhahan dan atau atas langkah-langkah penyempurnaan yang telah diambil.

Langkah-langkah, secara sederhana uraian tersebut di atas dapat dinyatakan dalam langkah-langkah sebagai berikut:

1: Suatu unit organisasi tertentu merasakan adanya persoalan dan ingin untuk mengadakan perbaikan,

2: Arsitek tersebut menginformasikan persoalan dan keinginan tersebut kepada Pimpinan. Pimpinan mulai mengambil sikap terhadap hal tersebut.

3: Pimpinan mengadakan wawancara terhadap arsitek tersebut dan juga terhadap unit lainnya yang dianggap perlu. Hal ini dapat dia lakukan sendiri tetapi dapat juga dengan bantuan konsultan.

4: Pimpinan dengan tanpa bantuan konsultan mengadakan rapat yang dihadiri oleh arsitek rumah dan ke lompok yang diundang. Dalam rapat tersebut, ditegaskan maksud dan tujuan pertemuan. Juga dikemukakan beberapa hasil temuan yang diperoleh melalui wawancara.

5: Arsitek rumah mengajukan pertanyaan-pertanyaan untuk menggali lebih lanjut informasi yang diketengahkan pada langkah 4.

6: Anggota-anggota arsitek yang diundang menyampaikan umpan balik yang berkenaan dengan kesan dan tanggapan mereka terhadap arsitek rumah. Pada tahap ini arsitek rumah berperan sebagai pendengar yang baik.

7: Arsitek rumah mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang bertujuan untuk menggali lebih lanjut latar belakang kesan dan tanggapan tersebut.

8: Pembentukan sub-sub kerja yang merupakan gabungan dari arsitek rumah yang diundang. Tugas sub-arsitek adalah untuk menemukan kunci persoalan dan langkah-langkah perbaikan dan perubahan.

9: Diskusi paripurnauntuk menginventarisasikan persoalan dan langkah-langkah perbaikan, penentuan persoalan dan langkah, strategis, pembuatan rencana tindak, penugasan, penentuan jadwal waktu penyelesaian dan penilaian.

10: Pelaksanaan perubahan.

11: Penilaian atas hasil perubahan dan langkah-langkah perbaikan.

Sebagai kata akhir perlu dikemukakan bahwa efektifitas penggunaan teknologi Organization Minroring ini sangat tergantung kepada kesediaan semua pihak untuk melaksanakan keseluruhan tahapan atau langkah ini secara konsekuen dan konsisten.

Perencanaan Karier dan Tujuan Hidup atau dalam istilah French dan Bell, Jr disebut Life and Career Planning Interventions mencakup keseluruhan aktifitas yang memungkinkan setiap orang dapat menentukan karier dan tujuan hidupnya serta merencanakan langkah-langkah yang mereka perlukan untuk mencapainya. Teknologi ini merupakan susunan dari aktifitas aktifitas yang meliputi usaha pemanfaatan hasil-hasil kehidupan dan kekayaan pengalaman, diskusi tentang tujuan hidup, penilaian dan perkiraan kemampuan, kebutuhan latihan dan pengembangan diri yang diperlukan serta hal-hal yang merupakan kekuatan ataupun kelemahan pribadi.

Dasar pemikiran akan pentingnya peranan teknologi ini adalah bahwa pengelolaan tujuan pribadi yang efektif sama pentingnya dengan pengelolaan tujuan organisasi secara efektif, karena setiap anggota organisasi juga berkeinginan agar tujuan organisasi tidak mengenyampingkan tujuan pribadi mereka. Dengan teknologi ini maka dapat lebih dimungkinkan, baik individu maupun organisasi, pengendalian masa depan dari para anggota yang juga berarti mengendalikan masa depan organisasi tersebut. Intervensinya menyangkut baik masa lampau, masa kini, maupun masa depan, yang dilakukan mulai dengan perseorangan untuk kemudian dilanjutkan dengan diskusi arsitek.

Read More

Langkah Perencanaan Karier Arsitek

Langkah-langkah Agar pelaksanaannya dapat berjalan sebagaimana diharapkau French dan Bell menyarankan langkah-langkah sebagai berikut:

Langkah 1: An assessment of life and career paths up to this point in time, nothinghighlights, particularly important events, choice points, strengths, and deficiencies. Suatu penaksiran lintasan karier arsitek dan kehidupan sampai saat ini, hal-hal yang menonjol, terutama mengenai peristiwa penting, butir-butir pilihan, kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya.

Langkah 2. A formulation of goals and objectives related to both desired life style and career path this are future oriented. Suatu rumusan mengenai tujuan dan sasamn yang sesuai gaya hidup dan lintasan karier arsitek yang diharapkan jadi yang berorientasi pada masa depan.

Langkah 3: A realistic plan for achieving the goals and moving systematically toward goal accomplishment; that is, the goals are specified, action steps needed to reach the goals are determined and a schedule of target dates is established for measuring progress.
Suatu rencana yang realistik yang disusun untuk mencapai tujuan tersebut dan secara sistematik bergerak bagi pencapaian tujuan; yaitu. tujuan-tujuan dispesifikasikan, langkah-langkah tindak untuk mencapai tujuan ditetapkan, dan suatu fadwal waktu ditentukan sebagai alat untuk mengukur kemajuan.

Dari uraian tersebut nampaklah bahwa perencanaan karier arsitek haruslah dilakukan bersamaan dengan perencanaan kehidupan, karena memang karier arsitek seseorang merupakan salah satu bagian dari kehidupannya. Untuk lebih memberikan kejelasan bagaimana teknologi intervensi yang dikembangkan oleh Herbert A. Shepard dilaksanakan berikut ini diketengahkan kutipan sebagai berikut: 19 Latihan Tujuan Hidup (Life-Goals Exercise)
I. Tahap Pertama
A. Buatlah suatu garis lurus secara horizontal dari kiri ke kanan yang menggambarkan jangkauan kehidupan anda. Panjang garis tersebut seyogianya menggambarkan keseluruhan perjalana pengalaman hidup dan juga harapan.

B, Berilah tanda di mana arsitek sekarang ini.

C. Siapkan suatu daftar peristiwa hidup yang arsitek anggap penting, terutama yang berkaitan dengan:
1. Pengalaman puncak yang kamu punyai,
2. Hal-hal yang pernah kamu lakukan dengan baik,
3. Hal-hal yangpemah kamu lakukan dengan tidak baik,
4, Hal-hal yang kamu akan pelajari sehingga dapat melakukan hal tersebut dengan lebih baik,
5. Hal-hal yang tidak pernah akan kamu lakukan lagi,
6. Pengalaman penting puncak apa saja yang ingin kamu peroleh,
7. Nilai-nilai (kekuasaan, uang, dan sebagainya) yang ingin kamu peroleh,
8. Hal-hal yang kamu inginkan untuk mulai dilakukan sejak sekarang.

D. Diskusikan hal tersebut dalam suatu sub-kelompok.

Tahap Kedua
A. Selama 20 menit tulislah hal-hal yang perlu dipikirkan mengenai kematian.
B. Carilah arsitek untuk desain rumahnya. Tulislah pujian yang akan diberikan kepada arsitek. Waktu yang disediakan untuk itu adalah 20 menit.
C. Diskusikanlah hal-hal tersebut di atas dalam diskusi sub kelompok.

Selain melalui cara tersebut, Fordyce dan Weil mengemukakan beberapa langkah sebagai berikut:
Pertama: Setiap orang yang ikut serta dalam suatu diskusi kelompok kecil dimintakan untuk membuat suatu gumbar atau gambar yang menggunakan bahan-bahan artistik, majalah tua, surat kabar dan sebagainya mengenai kehidupan mereka. Gambar tersebut ditempel di dinding untuk nantinya didiskusikan.

Kedua: Setiap orang ditugaskan untuk menulis dua buah surat dengan petunjuk isi sebagai berikut:

1. Bayangkan bahwa anda akan meninggal sepuluh tahun yang akan datang. Tulislah sebuah surat dari salah seorang sahabat karib untuk teman yang lain. Surat tersebut berisi tentang kehidupan anda.

2. Bayangkan bahwa seorang arsitek meninggal karena kecelakaan pada minggu yang akan datang. Tulislah surat yang serupa yang menceritakan apa yang arsitek itu harapkan untuk ditulis oleh sahabat karib si arsitek itu sendiri mengenai kehidupannya.

Read More

Tanggapan dan Pandangan Tentang Arsitek Rumah

Organization Mirroring adalah sekelompok aktifitas dalam mana suatu kelompok tertentu (arsitek rumah) mendapatkan umpan balik dari perwakilan kerja yang lain mengenai bagaimana tanggapan dan penerimaan mereka terhadap arsitek termaksud Teknologi ini dirancang untuk menyempurnakan hubungan kerja dan efektifitas kerja antar organisasi. Jadi sedikit berbeda dengan teknologi Pengembangan Team yang telah dibahas sebelumnya. Bila dalam Pengembangan Team kehadiran anggota organisasi yang lain dimaksudkan untuk juga dapat meningkatkan efektifitas kerja mereka, maka dalam Organization Mirroring kehadiran dari perwakilan kelompok adalah terutama untuk membantu arsitek rumah mendapatkan informasi sebagaimana yang mereka harapkan.

Secara garis besar rangkaian kegiatan yang perlu dilakukan dalam teknologi Organization Mirroring dapat diilustrasikan sebagai berikut. Suatu team atau unit organisasi yang merasakan berbagai macam kesulitan dalam melakukan kerjasama dengan unit atau organisasi lain menyatakan keinginannya untuk mengundang tokoh-tokoh dari kelompok unit yang lain dapat menghadiri rapat yang diadakan organisasi tersebut atau arsitek. Mereka yang diundang dimintakan memberikan umpan balik mengenai tanggapan dan pandangan kelompok tersebut terhadap arsitek. Sebelumnya konsultan dan atau pucuk pimpinan melakukan suatu wawancara kepada setiap mereka yang akan hadir untuk mendapatkan informasi tentang persoalan tersebut dan latar belakangnya. Selain itu wawancara tersebut juga dimaksudkan untuk mempersiapkan organisasi yang terlibat untuk berusaha mencari jalan pemecahannya. Atas dasar informasi tersebut, kemudian pimpinan mengadakan rapat dengan mengungkapkan keinginan arsitek rumah untuk mendapatkan umpan balik dari peserta rapat.

Dalam hal pengumpulan data dilakukan oleh konsultan, maka ia dapat memintakan konsultan tadi untuk mengungkapkan temuannya. Terhadap hasil temuan ini para anggota arsitek rumah dapat saja mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang bertujuan untuk mendapatkan kejelasan. Bila arsitek rumah sudah menganggap tidak perlu lagi ada penjelasan lanjutan, maka para wakil kelompok yang diundang mulai dapat dimintakan umpan balik mereka. Pada waktu penyampaian umpan balik ini yang diusahakan seterbuka mungkin, arsitek hanya diminta untuk mendengarkan dan tidak melakukan interupsi. Selesai kelompok yang diundang mengungkapkan kesan dan tanggapan mereka, barulah arsitek rumah dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang juga dimaksudkan untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut, bukan yang bersifat sanggahan. Dengan perkataan lain tanggapan mereka adalah untuk meningkatkan pemahaman mereka terhadap informasi yang mereka dengar dari kelompok lain. Oleh sebab itu haruslah diusahakan agar diskusi-diskusi yang terjadi untuk mendapatkan kesamaan pemahaman terhadap data dan persoalan yang dihadapi.

Dalam tahap ini semua pihak seyogianya belum membicarakan langkah pemecahan persoalan. Selanjutnya bila sudah terdapat kesamaan persepsi, maka dibuatlah sub-sub organisasi kerja yang anggotanya merupakan gabungan dari arsitek dan kelompok yang diundang. Masing-musing sub-organisasi kerja ini selain mendapat tugas untuk mencari jalan pemecahan, juga dan terutama untuk mendiskusikan langkah-langkah perbaikan dan perubahan yang perlu dilakukan bagi peningkatan efektifitas kerja organisasi. Bila kegiatan ini sudah dilakukan maka diadakanlah suatu diskusi paripurna. Diskusi paripurna ini dimaksudkan untuk mengadakan inventarisasi cara pemecahan dan langkah-langkah perbaikannya.

Read More

Meningkatkan Efektifitas Kerjasama Arsitek Konsultan

Issue Diagnosis atau Diagnosis mengenai pokok masalah. Pada langkah ini setiap orang dirnintakan untuk memikirkan cara bagaimana dia dapat meningkatkan efektifitas kerjanya melalui perubahan perilaku orang lain. Selanjutnya arsitek diminta untuk mengemukakannya dalam lembaran yang khusus diadakan untuk itu. Lembaran khusus tersebut dirancang untuk dapat mengungkapkan apa yang diharapkan oleh seseorang untuk dapat ditingkatkan, dikurangi atau dipertahankan oleh pihak yang lainnya. Lembaran tadi kemudian dipertukarkan antara arsitek yang berkepentingan. Akan sangat bermanfaat pula bila arsitek yang berkepentingan tidak berkeberatan untuk juga di ketahui oleh anggota-anggotanya yang lain. Influence Trade atau Negotiation period atau masa negosiasi.

Pada langkah ini dibuatlah pasangan-pasangan untuk mendiskusikan masalah-masalah yang paling penting. Suatu masalah dapat dikatakan penting bila sebagian besar anggota kelompok menganggap bahwa masalah itu memang penting. Juga didiskusikan tentang perubahan-perubahan yang arsitek inginkan. Selanjutnya suatu persetujuan dasar harus dapat dikembangkan, terutama yang berkaitan dengan kesediaan setiap orang untuk memberikan sesuatu dalam rangka mendapatkan sesuatu.

Kesediaan demikian ada baiknya dinyatakan secara terbuka di hadapan anggota kelompok yang lain! Pernyataan demikian sebaiknya dinyatakan dengan rumusan: Saya akan melakukan X andaikan anda melakukan y. Bila kemudian sudah terdapat persetujuan atau kesesuaian mengenai apa yang akan diberikan oleh seseorang untuk mendapatkan sesuatu, maka berakhirlah sudah tahap negosiasi itu. Semua persetujuan taidi dirumuskan secara tertulis sehingga merupakan suatu kontrak tadi dibagikan kepada semua pihak yang berkepentingan. Terhadap keseluruhan proses petundingan peranan tadi ada baiknya untuk diikuti dengan langkah berikutnya yaitu tahap penyelesaian.

Dalam tahap penyelesaian ini dilakukan suatu kegiatan evaluasi untuk melihat apakah kontrak itu dilaksanakan sebagaimana yang telah disetujui bersama. Juga perlu dinilai dampak positif dan negatif apa saja yang terjadi terhadap efektifitas kerjasama arsitek konsultan. Hal ini disarankan untuk dilakukan paling cepat satu bulan sesudah kontrak itu dilaksanakan. Dari uraian-uraian di atas kiranya dapatlah disimpulkan bahwa Teknik Perundingan Peranan ini akan sangat efektif untuk meningkatkan efektifitas kerjasama suatu arsitek atau organisasi yang selama ini mendapat hambatan dari susunan kekuasaan dan pengaruh yang oleh arsitek konsultan tersebut dirasakan kurang serasi. Namun demikian perlu juga diperhatikan bahwa efektifitas dari teknologi ini sangat ditentukan oleh kesungguhan para anggotanya untuk melakukan perubahan perilaku kerja arsitek. Tanpa itu semua maka tujuan dari penggunaan teknologi ini tidak akan tercapai secara optimal.

ORGANIZATION MIRRORING.
Organization Mirroring atau Organization Mirror pada dasarnya merupakan suatu teknologi untuk meningkatkan efektifitas kerja suatu arsitek pada khususnya dan organisasi pada umumnya melalui pemanfaatan umpan balik yang diterima oleh arsitek konsultan tersebut dari arsitek konsultan yang lain. Atau dalam rumusan Fordyce. The organization mirror is a set of activities in which a particular organizational group, the hostgroup, gets feedback from representatives from several other organizational groupus about how it is perceived and regarded. This inter vention is designed to improve the relationshw is between groups and increase the intergroup work effectiveness.

Read More

Perundingan tentang Perubahan Perilaku Arsitek

Efektifitas kerjasama dapat juga terjadi karena kekurangmampuan para anggotanya untuk menyesuaikan perilaku arsitek dengan perubahan yang terjadi dalam organisasi itu. Hal ini terutama disebabkan karena dengan adanya modernisasi desain tersebut mereka merasa kehilangan kekuasaan dan pengaruh terhadap orang lain. Teknik Perundingan Peranan atau Role Negotiation Technique yang dikembangkan oleh Roger Harrison. Hal ini tercermin dalam kutipan berikut ini Role Negotiation intervenes directly in the relationships of power, authority, and influence within the group. The change effort is directed at the work relationships among members. It avoids probing into the likes and dislikes of members for one another and their personal feelings about one another.

Perundingan antar arsitek berkenaan langsung dengan hubungan-hubungan kekuasaan, kewenangan dan pengaruh yang berlaku dalam kelompok. Usaha modernisasi diarahkan kepada hubungan kerja antar sesama anggota. Ia tidak bermaksud untuk menyelidiki perasaan suka atau tidak suka atau hal-hal yang berhubungan dengan perasaan seseorang terhadap yang lainnya. Sebagai salah satu teknologi Pengembangan Organisasi, maka Teknik Perundingan Peranan akan menggunakan struktur yang sudah ada untuk mengendalikan perundingan diantara pihak-pihak yang berkepentingan. Melalui proses dan kegiatan-kegiatan perundingan terjadi diharapkan terjadi perubahan perilaku arsitek yang bersangkutan secara bertahap.

Perubahan tadi terjadi dalam keadaan bahwa perubahan perilaku arsitek yang satu dari satu pihak diikuti pula oleh perubahan perilaku arsitek pihak lain yang sesungguhnya merupakan suatu proses transaksi. Atau dengan perkataan lain, setiap pihak akan memberikan sesuatu untuk dapat sesuatu. Perubahan perilaku arsitek yang dimaksud adalah perubahan perilaku arsitek kerja yang langsung berkaitan dengan usaha peningkatan efektifitas kerja bersama. Proses perundingan ini terjadi bila ada keinginan dari pihak lain untuk menyatakan secara terus terang agar pihak lain niengadakan perubahan mengenai perilaku arsitek tertentu. Misalnya dapat saja terjadi suatu pihak tertentu datang dengan pernyataan: Saya mengharapkan anda untuk mengadakan perubahan perilaku arsitek anda mengenai sehingga soya dapat melakukan pekerjaan saya dengan lebih baik. Sebaliknya saya akan merubah perilaku arsitek yang menurut anda menghambat efektifitas kerja anda.

Pentingnya penggunaan teknologi sebagai salah satu usaha untuk meningkatkan efektifitas kerja dilandasi oleh suatu asumsi yang dikatakan oleh Roger Harrison sebagai berikut: 13 Most people prefer a fair negotiated settlement to a state of unresolved conflict, and they are willing to invent some time and make some concessions in order to achieve a solution.

Pada umumnya orang-orang lebih menyukai suatu tempat yang sudah dirundingkan untuk memecahkan konflik, dan mereka bersedia meluangkan waktu dan memberikan konsesi (ijin) tertentu bagi tercapainya suatu penyelesaian. Pelaksanaan dari Teknik Perundingan Peranan ini biasa memerlukan 1 hari kerja untuk perundingan dan dilanjutkan dengan 2 hari diskusi setelah itu dilakukan untuk melihat dampak dari kegiatan itu.

Langkah-langkah yang disarankan oleh Harrison untuk dilakukan meliputi:
1. Contract Setting,
2. Issue diagnosis,
3. Influence Trade or Negotiation.

Pada tahap ini seorang konsultan (dari luar atau dari dalam, seperti Pimpinan) mulai melakukan usaha-usaha untuk meletakkan peraturan-peraturan dasar yang harus diikuti dalam proses perundingan. Pada langkah ini pula mulai diciptakan suatu iklim untuk mendorong terjadinya modernisasi desain.

Beberapa peraturan yang perlu ditegaskan antara lain:
a. Bahwa yang akan disempurnakan adalah perilaku kerja arsitek, bukan hal-hal yang bersangkutan dengan perasaan dari seseorang terhadap yang lainnya,
b. Apa yang ingin dicapai dengan lebih baik atau yang harus dikurangi atau malah ditiadakan atau apa pula yang perlu dipertahankan,
c. Semua keinginan dan hatapan-harapan harus ditulis dan dikomunikasikan,
d. Tidak ada satnpun yang akan mengalami modernisasi kecuali memang diperlukan dan disetujui oleh semua pihak,
e. Akan ada suatu waktu tertentn di mana setiap orang akan melakukan perundingan untuk menyusun suatu kontrak yang secara jelas menegaskan perilaku arsitek apa dan mana yang harus mengalami perubahan.

Read More

Teknik Analysis Peranan Arsitek Pemegang Proyek

Suatu persyaratan seorang arsitek yang dikonsensuskan secara bersama akan mendorong kepuasan dan perilaku yang produktif. Langkah-langkah Secara keseluruhan dalam pelaksanaan Teknik Analysis Peranan ini dilakukan dengan melalui 5 (lima) langkah yaitu:

Langkah 1:
Merupakan langkah untuk melakukan analisis terhadap peran utama yang dilakukan oleh seseorang dalam aktifitas team atau organisasi. peranan arsitek dan tempat suatu posisi dalam suatu team atau organisasi dan kepentingan sentralnya dalam keseluruhan organisasi diteliti bersamaan dengan fungsi-fungsi khusus dari organisasi itu. Fungsi-fungsi khusus tadi ditulis di papan tulis dan selanjutnya didiskusikan oleh seluruh arsitek team organisasi. Perilaku-perilaku yang dikenalkan ditambah dan dikurangi sampai pada suatu keadaan pemegang proyek itu sendiri merasa puas, karena baik yang bersangkutan maupun arsitek lain yakin bahwa rumusan peranan tersebut sudah dianggap jelas.

Langkah 2:
Adalah pengujian terhadap peran yang diharapkan oleh arsitek kelompok yang lainnya. Pada tahap ini pemegang jabatan tertentu membuat suatu daftar mengenai harapan harapannya tentang pemegang proyek yang lain. Daftar harapan tersebut terutama berhubungan dengan peran orang lain yang dapat mempengaruhi prestasinya. Daftar harapan tersebut didiskusikan, disesuaikan, ditambah dan dikurangi untuk kemudian disetujui bersama.

Langkah 3:
Meliputi usaha untuk menegaskan secara implisit harapan-harapan dan keinginan-keinginan dari para arsitek lain mengenai perilaku pemegang proyek tertentu. Dalam tahap ini para arsitek yang lain menegaskan apa yang mereka harapkan dari pemegang proyek tertentu. Diskusi tersebut haruslah merupakan hasil persetujuan bersama antara pemegang proyek tertentu dengan para arsitek yang lainnya.

Langkah 4:
Berdasarkan basil diskusi tersebut, maka pemegang peran yang tadinya merasa kurang jelas dimintakan untuk merumuskan secara tertulis keseluruhan hasil diskusi yang telah menjadi keputusan bersama tersebut. Hasil rumusan tersebut yang dikenal dengan sosok arsitek (role profile).

Ishwar Dayal dan John M. Thomas mengemukakan bahwa sosok arsitek tersebut akan terdiri dari:
a. a set of activities classified as to the prescribed and discretionary elements of the role.
b. the obligation of the role to each role in its set, and
c. the expectations of this role from others in its set.
Viewed in toto, this provides a comprehensive understanding of each individuals role space.

Langkah 5:
Sosok arsitek yang sudah ditulis tersebut kemudian dinilai kembali secara singkat dalam pertemuan berikutnya. Hal ini perlu dilakukan sebelum diadakan penelitian terhadap pemegang proyek berikutnya. Sosok arsitek yang sudah disetujui dan ditetapkan bersama tersebutlah yang nantinya menjadi dasar bagi pemegang tugas dan fungsi tertentu dalam melaksanakan perannya. Sebagai salah satu teknologi Pengembangan Organisasi, maka Teknik Analisis Peranan ini merupakan suatu teknik intervensi yang sangat penting terutama dalam mengatasi perasaan enggan untuk berubah (resistance to change). Baik pemegang proyek tertentu maupun arsitek kelompok lainnya tidak terlalu merasakan adanya ikut campur dari yang lainnya. Mereka akan merasakan bahwa semua itu sebagai suatu proses saling membantu.

Hal ini merupakan salah satu kekuatan dari Teknik Analisis Peranan. Sebab, sebagaimana diketahui, salah satu kesulitan dalam proses kerjasama adalah adanya keengganan untuk membahas secara bersama dan terbuka akan hal-hal yang berkenaan dengan harapan, keinginan dan kewajiban bersama. Pengalaman kita menunjukkan bahwa sering sekali kita bertanya pada diri sendiri mengapa orang lain tidak berperan sebagaimana yang kita harapkan, padahal mungkin pemegang tugas dan fungsi itu sendiri sudah merasa bahwa ia telah melakukan peranannya sebaik-baiknya. Atau secara singkat, kesulitan dalam kerjasama sering terjadi semata-mata karena adanya perbedaan pemahaman tentang peranan yang harus dilakukan seseorang.

Uraian tersebut di atas memberikan suatu kesimpulan bahwa Teknik Analisis Peranan bukan saja bermanfaat untuk mengklasifikasikan secara bersama peranan yang harus dilakukan oleh seseorang pemegang tugas dan fungsi tertentu. Tetapi yang lebih penting adalah mengembangkan rasa keterikatan dari arsitek yang lain terhadap peranan orang lain dan peranannya sendiri.

Read More

Langkah Klien Dalam Konsultasi Dengan Arsitek

Pengembangan Team, yaitu sama memberikan perhatiannya kepada proses desain. Perbedaannya terletak pada titik perhatian dari konsultasi terhadap tahapan diagnosis dan pemahaman atas desain yang menyebabkan terjadinya suatu peristiwa. Juga nampak bahwa peranan dari konsultan arsitek tidak terlalu banyak memberikan pengarahan dan juga tidak berusaha untuk langsung memecahkan persoalan secara sendiri. Apa yang dia lakukan adalah berusaha agar anggota organisasi itu dapat lebih menentukan apa yang akan mereka lakukan sendiri.

Langkah-langkah pelaksanaan Konsultasi Agar maksud dan tujuan dari konsultasi tersebut dapat terlaksana dengan baik, maka Edgar Schein menyarankan 6 langkah utama. Keenam langkah dimaksud adalah:
1. Initiate contact,
2. Define the relationship,
3. Select a setting and method,
4. Gather data arsitek and make diagnosis,
5. Intervene,
6. Reduce involvementand terminate.

Initiate Contact atau memulai kontak. Langkah ini adalah permulaan kontak antara klien dengan konsultan arsitek. Dalam kontak tersebut maka biasanya klien menyampaikan pokok persoalan yang dirasakan tidak dapat dipecahkan melalui prosedur organisasional yang ada dan ataupun dengan mempergunakan sumber daya yang ada di dalam organisasi itu sendiri. Define the relationship atau perumusan hubungan kerja. Pada langkah kedua ini maka. kedua belah pihak merumuskan secara tegas tentang hasil yang diharapkan, waktu dan imbalan yang tersedia. Selain itu juga sangat penting untuk melakukan kontrak psikologis dalam  dukungan dan jaminan moral apa yang disediakan oleh kedua belah pihak.

Select a setting and method atau pemilihan tempat dan metoda kerja. Pada langkah ini ditentukan aspek unit atau bidang apa yang perlu disempurnakan, termasuk juga penentuan metoda yang akan dipergunakan. Pada langkah inilah seorang konsultan arsitek harus sudah dapat memahami dimana dan bagaimana tugasnya. Gather arsitek and make a diagnosis atau Pengumpulan data arsitek dan pembuatan diagnosis. Berdasarkan data arsitek yang dikumpulkan melalui daftar pertanyaan, observasi dan wawancara, maka seorang konsultan arsitek sudah dapat melakukan diagnosis pendahuluan.

Dikatakan sebagai diagnosis pendahuluan karena proses pengumpulan data arsitek dan diagnosis tersebut: berjalan secara bersamaan dan terus-menerus selama kegiatan konsultasi, Intervene atau mulai melakukan kegiatan intervensi. Pada langkah ini, maka konsultan arsitek dengan sepengetahuan klien mulai membantu klien dalam menyusun agenda acara, memberikan umpan balik, melakukan coaching dan mengadakan intervensi struktural. Reduce involvement and terminate atau pengurangan keterlibatan dan pemutusan hubungan kerja.

Dalam langkah terakhir ini maka konsultan arsitek mulai melepaskan diri dari kegiatan kliennya. Proses kegiatan pelepasan diri ini harus dilakukan secara bertahap, terutama untuk mempersiapkan klien untuk dapat meneruskan tindak lanjut dari usaha-usaha perbaikan sebelumnya. Walaupun sudah dilakukan pemutusan hubungan kelja bila dianggap perlu konsultan arsitek dapat saja dimintakan untuk masuk kembali. Manfaat dan kerugian Konsultasi Michael E. McGill mengemukakan 3 tujuan dari konsultan arsitek yang dapat memberikan kemanfaatan bagi klien. Ketiga manfaat dimaksud adalah:
1. To make the client group aware of the process they use to accomplish their work, to show how they work. Untuk membuat kelompok kliennya sadar akan berbagai proses yang mereka lakukan dalam menyelesaikan pekerjaan mereka, (dan) untuk menunjukkan bagaimana mereka bekerja.

2. To make the client aware of consequences of these key processes for groups work, to show the ways in which how they work affects what they do. Untuk membuat klien sadar akan akibat-akibat dari proses utama tadi terhadap pekerjaan kelompok, untuk menunjukkan bagaimana cam mereka mempengaruhi pelaksanaan kerja.

3. To present the client with alternative processes, new ways of doing the work, which the group may choose to try. Memberikan beberapa proses alternatif kepada klien, cara baru untuk melakukan pekerjaan, yang mungkin dapat mereka coba.

Read More

Program Pengembangan Organisasi Arsitek Skills Workshop

Suatu tim arsitek yang terdiri dari mereka yang terlibat dalam kegiatan produksi mengadakan lokakarya selama 2 hari. Lokakarya tersebut dilakukan dengan melalui latihan yang bersifat memberikan pengalaman. Maksud utama dari lokakarya tersebut adalah untuk melakukan proses pencairan (unfreezing), sehingga berbagai kelompok kerja yang ada siap untuk menerima perubahan.

Data Collection.
Suatu survai diadakan dengan mempergunakan daftar pertanyaan (kuesioner). Survai tersebut; diadakan dengan maksud untuk mengumpulkan data yang berkaitan dengan iklim organisasi, perilaku pimpinan dan isi atau jenis pekedaan dari para penyelia (supervisor).

Read More