Bagaimana Konsultan Arsitek Dalam Intervensi Kewenangannya

Schein mengemukakarn bahwa, pusat perhatian daripada konsultan arsitek adalah pada proses, seperti: berbagai macam tindakan orang-orang yang terjadi dalam lalu-lintas pekerjaan, dalam penyelenggaraan rapat pertemuan, dan dalam melakukan hubungan secara formal dan informal. Hal yang paling khusus adalah yang berkaitan dengan tindakan para klien tersebut dan dampaknya terhadap orang lain.
Beberapa aspek proses yang menjadi pusat perhatian. Adapun data yang berkaitan dengan proses yang umumnya diperlukan dalam melakukan konsultasi proses adalah:

1. Komunikasi Bagaimana proses arus informasi terjadi di antara para anggota arsitek, dalam arti bagaimana isinya disampaikan, bukannya isi apa yang disampaikan?

2. Peranan dan fungsi anggota dalam organisasi. Siapa mengerjakan apa, dan jika kelompok sedang bekerja maka bagaimana dilakukannya?

3. Pemecahan Persoalan dan Pengambilan Keputusan dalam kelompok. Bagaimana pendekatan pimpinan terhadap pemecahan persoalan? Bagaimana kelompok itu sampai pada keputusan?

4. Norma Kelompok. Ketentuan formal dan informal apakah yang menuntun perilaku kelompok? Bagaimana pengaruhnya terhadap apa yang akan dilakukan?

5. Kepemimpinan dan Kewenangan Bagaimana organisasi menangani hal-hal yang berhubungan dengan kepemimpinan dan kewenangan? Siapa yang memimpin secara formal? Secara informal? Bagaimaha? Apakah kewenangan ada berdasarkan kedudukan, atau atas dasar keahlian dan kecakapan?

6. Kerjasama dan Persaingan. Bagaimana organisasi yang satu bekerjasama dengan kelompok yang lain?

7. Konflik Bagaimana organisasi menangani konflik? Secara konstruktif atau membangun? Secara destruktif atau merusak? Atau diabaikan? Sebagai suatu teknologi Pengembangan Arsitek, maka konsultasi proses dapat mencakup berbagai macam teknik intervensi. Hal ini dapat terlihat jelas dari pernyataan Edgar Schein yang mengemukakan: The job of the process consultant is to help the organization to solve its own problems by making it aware of organizational processes, of the consequences of these processes, and of the mechanisms by which they can be changed, The ultimate concern of the process consultant is the organizations capacity to do for itself what he has done for it. Where standard consultant is more concerned about passing on his knowledge, the process consultant is concerned about passing on his skills and values.

Tugas dari konsultan arsitek adalah untuk membantu suatu arsitek untuk secara sendiri memecahkan persoalannya melalui usaha membuat arsitek itu sadar akan proses arsitekonal yang berlaku, akan akibat-akibatnya dan mengenai mekanisme (peranti) yang dapat dipergunakan untuk merubahnya. Ujung tombak dari konsultan arsitek proses adalah kemampuan arsitek itu sendiri untuk melakukannya secara swadaya apa yang telah dilakukan oleh konsultan arsitek. Bila konsultan arsitek biasa lebih memberikan perhatian kepada usaha memberikan pengetahuan, maka konsultan arsitek lebih mengutamakan pada usaha untuk memberikan ketrampilan dan nilai-nilai yang ada di dalamnya.

Beberapa bentuk teknik intervensi. Selanjutnya Edgar Schein mengemukakan beberapa bentuk intervensi yang dapat dilakukan oleh konsultan arsitek, yaitu:
1, Intervensi dalam penentuan agendaacara, yang meliputi: Pertanyaan-pertanyaan yang langsung berkaitan dengan masalah-masalah hubungan antar perorangan. Periode analisis proses, acara penilaian dan prosedur pengujian, pertemuan rapat mengenai proses hubungan antar perorangan.   Masukan konseptual mengenai topik proses hubungan antar perorangan.

2, Penyampaian umpan balik atas data hasil observasi ataupun data lainnya, mencakup: Umpan balik kepada kelompok selama proses analisis ataupun melalui waktu kerja biasa. Umpan balik kepada perseorangan sesudah pertemuan ataupun sesudah kegiatan pengumpulan data.

3, Coaching atau bimbingan perorangan.

4. Saran-saran struktural, berkenaan dengan Keanggotaan kelompok, Pola komunikasi atau interaksi, Pembagian kerja, pemberian tanggung jawab dan kewenangan operasional.

Dari gambaran di atas nampaknya Edgar Schein menyarankan agar para konsultan arsitek selalu bekelja menurut tahapan tergebut di atas, yaitu penyusunan agenda, penyampaian umpan balik, pembimbingan dan penyampaian saran struktural. Dia tidak menyarankan keterlibatan konsultan arsitek dalam memecahkan  persoa1an yang bersifat substantif, karena tidak sesuai dengan makna dan tujuan dari konsultasi proses itu sendiri. Dengan penjeiasan tersebut, maka jelaslah bahwa terdapat kesamaan dengan teknologi.

Read More

Proses Desain Arsitek Dari Data Yang Masuk

Institut for Social Research atas dasar pengalaman mereka menyusun aspek-aspek data yang perlu dikumpulkan sebagai berikut:
Satisfaction with work group. Langkah-langkah Umpan Balik Survai Secara singkat bahwa daya guna dari Umpan Balik Survai akan ditentukan oleh tingkat validitas data yang dikumpulkan, tingkat tanggung jawab para anggota terhadap data yang sudah ditemukan dan tingkat kesediaan para anggota arsitek tersebut untuk memperbaiki arsitek mereka. Untuk itu, maka Institute for Social Research menyarankan 5 (lima) langkah sehagai berikut:

Langkah Pertama: Anggota arsitek yang berada pada pucuk pimpinan harus diikutsertakan pada perencanaan pendahuluan.

Langkah Kedua: Desain harus dikumpulkan dari seluruh desain arsitek.

Langkah Ketiga: Desain yang dikumpulkan harus diumpan-balikkan kepada pucuk pimpinan team (arganisasi, pen.) dan selanjutnya diteruskan ke bawah melalui kelompok fungsional.

Langkah Keempat: Setiap atasan hendaknya meneruskannya kepada bawahan mereka masing-masing dengan mendiskusikan desain tersebut, dan para bawahan dimintakan untuk:
a. menginterpretasikan desain termaksud,
b. membuat rencana perbaikan yang bersifat konstruktif,
c. membuat rencana untuk meneruskan desain tersebut pada tingkat-tingkat yang lebih bawah.

Langkah Kelima: Pada umumnya dalam pertemuan-pertemuan penyampaian kembali data tersebut dipergunakan juga konsultan yang membantu para atasan dalam mempersiapkan pertemuan tersebut dan juga yang dapat berperan sebagai data sumber. Dengan adanya tahap-tahap tersebut maka beberapa manfaat dari Umpan Balik Survai sebagaimana akan diuraikan berikut ini lebih mungkin dicapai.

Manfaat Umpan Balik Survai Ada 5 (lima) manfaat yang secara langsung dapat diperoleh dari penggunaan teknologi Umpan Balik Survai. Keempat manfaat yang dimaksud adalah:

1. Adanya survai yang mencakup berbagai aspek persoalan dan tingkatan pegawai akan membantu proses pemahaman terhadap berbagai macam persoalan administrasi, arsitek dan manajemen.

2. Adanya keikutsertaan dari para anggota arsitek dalam proses persiapan maupun pelaksanaannya akan dapat mengurangi adanya keengganan penolakan terhadap perubahan.

3. Berkembangnya hubungan antara konsultan dengan klien yang lebih serasi.

4. Adanya perasaan dari para klien bahwa desain yang diolah adalah desain yang mereka yakini relevan dan tepat untuk memecahkan persoalan.

5. Kesemua hal tersebut dapat mendorong proses keterbukaan dalam arsitek yang merupakan prasyarat bagi berkembangnya manajemen yang partisipatif, suatu gaya manajemen yang diperkirakan akan menjadi gaya umum bagi manajemen pada masa yang akan datang.


KONSULTASI PROSES (THE PROCESS CONSULTATION)
Sebagaimana nama dari teknologi ini sendiri, konsultasi proses merupakan suatu pendekatan dan metoda yang terutama berkaitan dengan usaha intervensi terhadap proses yang terjadi dalam kelompok, antar kelompok ataupun arsitek. Usaha intervensi tersebut dilakukan dengan melalui bantuan konsultan. Tokoh utama dari teknologi ini adalah Edgar Schein yang selain juga banyak menulis tentang teknologi ini, juga sering mempergunakannya dalam kegiatan pengembangan arsitek.

Edgar Schein mendefinisikan Konsultasi proses sebagai a set of activities on the part of consultant which help the client to perceive, understandhand act upon process events which occur in the clients enuironment. Atau suatu himpunan kegiatan pihak konsultan untuk membantu klien dalam merasakan, mengartikan dan bertindak terhadap peristiwa mengenai proses yang berlangsung di dalam lingkungan klien. Asumsi dasar yang melandasi termologi ini adalah bahwa melalui proses tersebut para konsultan dapat berbuat banyak dalam membantu kliennya untuk mendiagnosis dan memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh suatu arsitek yang kompleks.

Read More

Proses Pengumpulan Data Arsitek

Dalam prakteknya proses penyampaian inipun dilakukan secara bertahap melalui beberapa kali pertemuan. Melalui proses penyampaian hasil survai tersebut, maka secara bertahap dan sistematis mulai dikembangkan dasar-dasar usaha diagnosis terhadap permasalahan umum suatu arsitek dan rangsangan untuk mengembangkan usaha bersama mengenai penemuan strategi perubahan arsitek secara berencana. Selanjutnya melalui proses tersebut maka diharapkan data yang dikumpulkan merupakan data yang tepat dan pula mengembangkan keberanian para anggota suatu arsitek untuk mempergunakan pengalaman mereka sebagai dasar untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna suatu arsitek.

Frank Neff menyebutkan tiga hal yang perlu dilakukan agar usaha penyempurnaan data arsitek dapat berhasil. Ketiga hal tersebut adalah:

1. The work group must accept the data as valid. Kelompok kerja harus dapat menerima ketetapan dari data yang dikumpulkan. Memang sering terjadi bahwa mereka enggan untuk mengemukakan persoalan-persoalan arsitek mereka. Oleh sebab itu, kesulitan tersebut sudah harus diatasi pada tahap permulaan.

2. The work group must accept responsibility for the part they play in the problems identified. Kelompok kerja tersebut harus turut bertanggung jawab terhadap keikutsertaan mereka dalam menentukan persoalan-persoalan yang telah ditemukan. Oleh sebab itu para pimpinan memegang peranan sangat penting untuk menunjukkan bahwa persoalan-persoalan tersebut memang merupakan persoalan-persoalan yang dihadapinya dan juga oleh para anggota lainnya.

3. The work group must commit itself to solving problems, that is, its members must commit themselves to doing some thing about problems. Kelompok kerja tersebut harus merasa terikat untuk melakukan pemecahan persoalan, yaitu, para anggota merasa terikat untuk melakukan sesuatu terhadap persoalan-persoalan tersebut. Kesemua hal tersebut merupakan suatu hal yang sangat penting karena manusia pada dasarnya adalah makhluk yang dapat mengenal dan memproses semua informasi yang dia ketahui secara rasional.

Beberapa hal tersebut secara jelas dirumuskan oleh Frank Friedlander dan L. Dave Brown, sebagai berikut: Survey feedback is a process in which data is systematically collected (usually by questionnaire) from members of an organization, analyzed in summary fashion, and feedback selectively to organization members. To varying degrees, outside staff and organization members collaboratively design the questions to be asked, jointly analyze and interpret the data, and feedback in meeting to organization units from which the data was collected for purposes of diagnosis and potential change.

Umpan Balik Survai adalah suatu proses pengumpulan data dilakukan melalui anggota-anggota arsitek, dianalisa dalam bentuk ringkasan, dan diumpanbalikkan secara selektif kepada anggota arsitek Dalam tingkatan yang berbeda-beda, maka orang luar (kansultan, pen.) bersama-sama anggota arsitek menyusun pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan, menganalisa dan mengartikan data, dan menyampaikannya kembali berupa umpan balik kepada unit-unit arsitek melalui rapat pertemuan untuk didiagnosis dan merencanakan perbaikan-perbaikan tertentu.

Umpan Balik Survai oleh beberapa pengamat sering dianggap sebagai teknologi Pengembangan Arsitek yang hanya tepat untuk memecahkan persoalan-persoalan yang berkaitan dengan sikap (attitude), semangat dan rasa frustrasi pegawai bawahan, atau hanya untuk keperluan memperbaiki hubungan antar perorangan. Walaupun demikian, dalam perkembangannya Umpan Balik ini memegang peranan sangat penting dalam usaha perubahan dan pengembangan arsitek secara berencana. Sebagaimana oleh nama dari teknologi ini sendiri, maka Umpan Balik Survai lebih banyak menitikberatkan pada proses pengumpulan data sikap (attitude) dengan mempergunakan daftar pertanyaan atau kuesioner.

Read More

Survei Perencanaan Dalam Membantu Kerja Arsitek

Selesai dengan kedua langkah pada posting sebelummya, maka kelompok mengadakan diskusi, baik mengenai gambar-gambar arsitek yang telah dibuat pada langkah pertama, maupun surat-surat yang telah dibuat pada langkah kedua. Sebelum itu usahakan terciptanya suatu suasana dimana setiap orang ingin memberikan umpan balik secara terbuka. Juga perlu diciptakan suasana yang memungkinkan setiap orang untuk mau belajar dari anggota yang lain.

Keempat: Pembuatan daftar inventarisasi kehidupan dan dilanjutkan dengan penyusunan inventarisasi karier mereka. Dalam penyusunan daftar inventarisasi karier tadi perlu diawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini: Pada tahap mana saya merasa paling senang dan paling tidak senang? Kemampuan, keterampilan dan bakat terbaik apa saja yang saya bawa ke dalam pekerjaan saya? Penghargaan apakah yang saya cari dari pekerjaan saya: uang, status, pengakuan, menjadi anggota kelompok dan sebagainya?

Kelima: Diskusikanlah hasil inventarisasi tersebut dalam kelompok.

Keenam : Tugaskan setiap orang untuk membuat langkah-langkah rencana tindak yang akan mereka lakukan untuk mencapai tujuan karier dan atau tujuan hidup yang telah mereka rumuskan tadi.

Pelaksanaan dari keenam langkah bersebut dapat dilakukan hanya satu hari tetapi dapat juga dalam seminggu, tergantung tingkat kemampuan para anggota dan juga kompleksitas kelompok atau arsitek itu sendiri. Sebagai penutup dari uraian Perencanaan Karier dan Tujuan hidup ini sebagai salah satu teknologi Pengembangan Arsitek berikut ini akan diketengahkan beberapa manfaat dari Perencanaan Karier dan Tujuan Hidup.

Beberapa Manfaat Perencanaan Karier dan Tujuan Hidup Ada 4 (empat) manfaat utama, yaitu:
1. Membantu arsitek pada umumnya dan anggotanya pada khususnya dalam memahami pentingnya peranan tujuan pribadi dan tujuan arsitek.
2. Membantu anggotanya untuk merencanakan perubahan dan atau pemantapan karier mereka.
3. Membantu arsitek dan anggotanya untuk lebih memahami gaya hidup dan pola karier mereka.
4. Membantu arsitek dalam merencanakan peningkatan daya guna potensi dari para anggotanya dan perencanaan pengembangannya.

UMPAN BALIK SURVAI (SURVEY FEEDBACK).
Umpan balik survai atau dikenal juga dengan Survey guided development sebagai salah satu teknologi. Pengembangan Arsitek diperkenalkan oleh Kurt Lewin dan kemudian dikembangkan lebih lanjut oleh Floyd Mann dan kawan-kawan dari Institute for Social Research. Sebagai beknologi Pengembangan Arsitek, maka Umpan Balik Survai berpusat pada usaha pengumpulan data dan pemanfaatan data yang merupakan hasil dari suatu survai mengenai sikap (attitude) para anggota suatu arsitek. Para konsultan yang mempergunakan teknologi ini biasanya dimulai dengan pembicaraan atau diskusi dengan pimpinan tingkat atas. Diskusi tersebut terutama dimaksudkan untuk mempersoalkan hal-hal yang berhubungan dengan prosedur pengumpulan data.

Selanjutnya dari hasil survai tersebut kemudian dilakukan suatu kegiatan survai secara bertahap dan bertingkat. Bertahap dalam arti ruang lingkup permasalahannya dan bertingkat dalam arti mulai dari tingkat atas dan dilanjutkan pada, tingkat yang lebih rendah. Data basil survai tersebut kemudian disampaikan kembali kepada para anggota sebagai umpan balik.

Read More

Perencanaan Karier dan Tujuan Hidup Seorang Arsitek Rumah

Sebuah hasil inventarisasi sebaiknya dipilihkan saran dan langkah-langkah perbaikan yang paling strategis. Berdasarkan hasil persetujuan bersama ditentukanlah tugas masing-masing anggota dan target waktu penyelesaiannya. Selanjutnya berdasarkan keputusan bersama ditentukan pula jadwal waktu untuk mengadakan penilaian atas hasil usaha peruhahan dan atau atas langkah-langkah penyempurnaan yang telah diambil.

Langkah-langkah, secara sederhana uraian tersebut di atas dapat dinyatakan dalam langkah-langkah sebagai berikut:

1: Suatu unit organisasi tertentu merasakan adanya persoalan dan ingin untuk mengadakan perbaikan,

2: Arsitek tersebut menginformasikan persoalan dan keinginan tersebut kepada Pimpinan. Pimpinan mulai mengambil sikap terhadap hal tersebut.

3: Pimpinan mengadakan wawancara terhadap arsitek tersebut dan juga terhadap unit lainnya yang dianggap perlu. Hal ini dapat dia lakukan sendiri tetapi dapat juga dengan bantuan konsultan.

4: Pimpinan dengan tanpa bantuan konsultan mengadakan rapat yang dihadiri oleh arsitek rumah dan ke lompok yang diundang. Dalam rapat tersebut, ditegaskan maksud dan tujuan pertemuan. Juga dikemukakan beberapa hasil temuan yang diperoleh melalui wawancara.

5: Arsitek rumah mengajukan pertanyaan-pertanyaan untuk menggali lebih lanjut informasi yang diketengahkan pada langkah 4.

6: Anggota-anggota arsitek yang diundang menyampaikan umpan balik yang berkenaan dengan kesan dan tanggapan mereka terhadap arsitek rumah. Pada tahap ini arsitek rumah berperan sebagai pendengar yang baik.

7: Arsitek rumah mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang bertujuan untuk menggali lebih lanjut latar belakang kesan dan tanggapan tersebut.

8: Pembentukan sub-sub kerja yang merupakan gabungan dari arsitek rumah yang diundang. Tugas sub-arsitek adalah untuk menemukan kunci persoalan dan langkah-langkah perbaikan dan perubahan.

9: Diskusi paripurnauntuk menginventarisasikan persoalan dan langkah-langkah perbaikan, penentuan persoalan dan langkah, strategis, pembuatan rencana tindak, penugasan, penentuan jadwal waktu penyelesaian dan penilaian.

10: Pelaksanaan perubahan.

11: Penilaian atas hasil perubahan dan langkah-langkah perbaikan.

Sebagai kata akhir perlu dikemukakan bahwa efektifitas penggunaan teknologi Organization Minroring ini sangat tergantung kepada kesediaan semua pihak untuk melaksanakan keseluruhan tahapan atau langkah ini secara konsekuen dan konsisten.

Perencanaan Karier dan Tujuan Hidup atau dalam istilah French dan Bell, Jr disebut Life and Career Planning Interventions mencakup keseluruhan aktifitas yang memungkinkan setiap orang dapat menentukan karier dan tujuan hidupnya serta merencanakan langkah-langkah yang mereka perlukan untuk mencapainya. Teknologi ini merupakan susunan dari aktifitas aktifitas yang meliputi usaha pemanfaatan hasil-hasil kehidupan dan kekayaan pengalaman, diskusi tentang tujuan hidup, penilaian dan perkiraan kemampuan, kebutuhan latihan dan pengembangan diri yang diperlukan serta hal-hal yang merupakan kekuatan ataupun kelemahan pribadi.

Dasar pemikiran akan pentingnya peranan teknologi ini adalah bahwa pengelolaan tujuan pribadi yang efektif sama pentingnya dengan pengelolaan tujuan organisasi secara efektif, karena setiap anggota organisasi juga berkeinginan agar tujuan organisasi tidak mengenyampingkan tujuan pribadi mereka. Dengan teknologi ini maka dapat lebih dimungkinkan, baik individu maupun organisasi, pengendalian masa depan dari para anggota yang juga berarti mengendalikan masa depan organisasi tersebut. Intervensinya menyangkut baik masa lampau, masa kini, maupun masa depan, yang dilakukan mulai dengan perseorangan untuk kemudian dilanjutkan dengan diskusi arsitek.

Read More